Conexão KingHost – Conheça os bastidores desta experiência

Na 6ª edição do Conexão KingHost buscamos consolidar o papel do evento de conectar pessoas e ideias, trazendo grandes profissionais de tecnologia para compartilhar seus conhecimentos. O evento envolveu várias etapas de planejamento e muita colaboração entre times, assim foi possível trazer real valor para todos os participantes. O impacto foi grande: tivemos mais de 5000 inscritos e uma média de 600 pessoas assistindo simultaneamente às palestras. Esse conteúdo retrata um pouco da visão e das emoções de quem participou das várias fases de construção do evento desse ano.

Trouxemos alguns relatos sobre como foi a experiência de fazer parte do time que deu vida ao Conexão KingHost 2017.

Como gestora, meu principal papel no Conexão KingHost é garantir o engajamento e a energia do time no atingimento dos objetivos, que consistem em construir um conteúdo que contribua genuinamente para o crescimento da comunidade desenvolvedora, corresponda as expectativas e seja de real valor para todos aqueles que se inscreveram.

Tendo sido esta a 6ª edição do evento, um desafio maravilhoso que temos a cada edição é conseguir superar as conquistas da edição anterior! Nesta, nos propusemos a abrir mais pontos de interação e escuta durante o evento, fazendo dele não só um momento de entrega de conteúdo para um grande número de participantes, mas também de poder ouvir as dificuldades que enfrentam no seu contexto profissional. Além do engajamento dos participantes nessa abertura ao diálogo, foi gratificante o quanto aprendemos nesse evento. Mesmo online e para um grande número de pessoas, podemos também contribuir individualmente, conhecendo mais de perto o contexto em que cada profissional está inserido. Já estamos cheios de ideias para a próxima edição!

 

“Organizar um evento é uma demanda que exige muita atenção em todos os detalhes do planejamento. Quando recebi a tarefa de conduzir pela primeira vez a organização da sexta edição do Conexão KingHost tinha as responsabilidades de continuar trazendo relevância em conteúdo e visibilidade da marca do evento para os nossos públicos, mas principalmente desenvolver um trabalho interno de maneira integrada com os outros times da empresa. Assim, a construção do conceito e do conteúdo seriam pensados de forma mais colaborativa e menos centralizadas no time de marketing. Foram 3 meses de trocas de conhecimento entre as diversas equipes e o mais fascinante era perceber que a cada novo comunicado, ideia e iniciativa para divulgar o evento, todos estavam entusiasmados e motivados em fazer o evento ganhar cada dia mais alcance.

Esse engajamento interno pré-evento foi importantíssimo para o amadurecimento do Conexão como conceito e relevância dos assuntos, mas também para manter o foco na organização e divisão de responsabilidades nos dias do evento. Começamos os dias do Conexão com as equipes de atendimento instruídas e a equipe de apoio nos canais e na transmissão alinhadas e extremamente focadas em suas atividades. Além disso, as equipes de manutenção e higienização foram essenciais para que todas as ideias sobre o cenário e outros ambientes fossem executadas de forma criativa e com muita qualidade.

Fechamos a sexta edição do Conexão KingHost: foi um sucesso. Os resultados foram excelentes tanto em números, quanto no impacto no nosso orgulho interno de fazer parte desse projeto. Fizemos um evento que mostrou a cara da KingHost, uma marca que está à frente do mercado e se orgulha em ter um time tão qualificado. Nossos palestrantes internos conquistaram os participantes com a qualidade das palestras. A boa notícia é que em 2017 não paramos por aqui. Já estamos caminhando para a sétima edição que acontecerá em setembro. As ideias e novidades já estão a todo vapor. Até lá!”

“Este foi o ano em que mais me envolvi com a preparação do evento e sou muito grato por isso! Se eu pudesse definir o Conexão KingHost em uma palavra, essa palavra seria ‘colaboração’. Pude trabalhar em conjunto com diversas pessoas para idealizar o conceito, definir a lista de palestrantes que gostaríamos de convidar e para divulgar o evento. Além de tudo isso, tive a incrível experiência de participar como palestrante, junto com o Eduardo Gouvêa, compartilhando conhecimentos sobre Design Thinking com o objetivo de ajudar desenvolvedores a tornar seus projetos mais relevantes.

Como designer, acredito no poder da colaboração e do trabalho multidisciplinar. E todas estas experiências durante o Conexão KingHost reforçaram a importância do trabalho em equipe para a realização de um projeto. Boa parte do sucesso desta edição se deve justamente a participação e o engajamento de diferentes pessoas em diferentes momentos, abraçando a causa e fazendo o possível para construir este evento juntos.”

“Foi sensacional fazer parte dessa organização, essa é a verdade. Tivemos desafios, aprendizados, evolução e gratidão. Entre eles, tive a oportunidade de trabalhar na criação do projeto de identidade, traduzindo visualmente o conceito e aplicando nos materiais de divulgação, cenário, interfaces do site e página de transmissão do evento. Tudo isso pensado para comunicar de forma clara, a real intenção de compartilhar conhecimento para auxiliar no desenvolvimento profissional.

Aprendemos como explorar as características das nossas equipes internas, reduzindo custos e tempo de produção. Administrativo, marketing, atendimento, comercial, desenvolvimento e manutenção nos ajudaram de forma incansável a executar todas as ideias. O sucesso do evento é o resultado do trabalho dessa equipe maravilhosa!
Que venha o próximo Conexão KingHost!”

“Desde a concepção do evento até a sua concretização, minha atividade sempre foi me conectar com o público na comunicação através do envio e do retorno de emails. E por ter esse contato tão direto com os participantes eu vejo a evolução do Conexão a cada ano. Conectar-se a mais de 5 mil participantes, 18 marcas e 17 palestrantes famintos por desenvolvimento e resultados, em um ambiente de troca online, é muito inspirador. É realmente o futuro que queremos!

Internamente, foi muito gratificante ver o engajamento de todos os times. Foram muitos meses de planejamento para que pudéssemos entregar o melhor evento online de desenvolvimento web para nossos clientes e aspirantes, e acompanhá-los assistindo as palestras e dialogando com a gente nas redes sociais, nos mostrou que tudo valeu a pena. É claro que rolou muita ansiedade, isso foi o que mais debatemos na retrospectiva do time, pois todos trabalharam muito para bater as metas (que foram ambiciosas), mas mais do que isso, para realmente levar valor para essas pessoas que estavam do outro lado da tela acreditando na gente. A cada email disparado era uma promessa que estavamos levando a milhares de pessoas. Ver os números de inscrições e acessos subindo era ao mesmo tempo um alívio e uma satisfação imensa e o mais gratificante foi ver que nossa audiência se manteve firme até o final, assistindo o conteúdo de qualidade que preparamos e sentido toda a vibração positiva depositada no Conexão.”

“O nome do evento diz muito sobre o que acontece antes, durante e depois. O time inteiro fica conectado para garantir que saia tudo conforme o planejado e que seja realmente uma experiência rica para os inscritos. Durante o evento, passamos o tempo todo atentos às interações, ao contato com os palestrantes e tudo o que é fundamental para garantir que seja um evento de sucesso.

Para mim este ano foi um pouco diferente, pois estaria atrás das câmeras, como organizadora, e na frente como palestrante também. Ambas as participações foram incríveis. Foi uma busca intensa para entender o nosso público e conseguir atingi-lo da melhor maneira através de anúncios e organicamente. Tudo para que o evento chegasse até eles para que pudessem aproveitar, afinal, é um conteúdo relevante, online e gratuito. O conjunto perfeito. Nos dias do Conexão fiquei totalmente voltada para o Instagram da KingHost, captando cada momento dos bastidores e também interações com a equipe e os palestrantes para que o Conexão chegasse aos inscritos de uma forma mais próxima para que eles sentissem o calor de toda a energia que colocamos no evento.”

“Ser o responsável pela transmissão ao vivo e online de diversas palestras para mais de 5 mil pessoas é sempre um desafio. Costumo dizer que sou o goleiro do Conexão KingHost, já que se algo der errado em relação ao vídeo e ao áudio não há como cobrir isto, a situação ficará evidente no mesmo segundo. Por isso a experiência como responsável pela transmissão sempre dá um friozinho na barriga, é normal se perguntar se tudo vai dar certo, se as pessoas estão vendo e ouvindo bem as palestras.

O Conexão KingHost 2017 foi o terceiro em que eu fui responsável por ser o “goleiro” do evento, mas mesmo assim o nervosismo e ansiedade eram as mesmas da primeira edição que participei. Cada evento sempre vem com um aprendizado quanto ao áudio, ao enquadramento, já que este ano mudamos o cenário, o que acarretou em alguns problemas como foco da câmera, aos programas utilizados e equipamentos. Porém, também teve suas adições boas, como por exemplo o microfone que em relação aos outros eventos, compramos um novo e conseguimos proporcionar um áudio melhor aos inscritos. Neste ano, fizemos um evento muito mais completo e no final, com a repercussão entre a comunidade e os inscritos, veio uma sensação de missão cumprida, acho que muito parecida com a de um goleiro quando a bola não passa e ele conseguiu sair do campo com o seu trabalho bem feito e elogiado.

Tenho certeza (e espero) que no próximo Conexão o friozinho na barriga e a ansiedade continuem, que o aprendizado continue e que após o encerramento, eu esteja escrevendo como melhoramos em todos os aspectos.”

“Um dos pontos cruciais para o sucesso do evento que levantamos foi um sistema para acesso as palestras de fácil uso e alta disponibilidade. Tendo em vista o número esperado, de milhares de acessos simultâneos, não se tratava de uma tarefa simples.

Sentei junto com outros desenvolvedores aqui da KingHost e desenhamos um rascunho de como o sistema deveria funcionar, apontando os principais pontos que poderíamos otimizar para o grande número de acessos. Levando em conta o foco em desempenho, simplicidade e disponibilidade do sistema, decidimos desenvolver o sistema em PHP7 puro, sem usar nenhum framework ou microframework, com o banco de dados em MySQL. Para o front-end utilizamos bootstrap e less como já é padrão em nossos projetos.

O principal ponto de melhora que identificamos, levando em conta experiências dos eventos anteriores seria reduzir e otimizar as consultas ao banco de dados. A solução que encontrei para esta problemática foi a seguinte: utilizar um arquivo estático .json para armazenar o estado atual do sistema. Ou seja, configuramos uma cron para que acessasse um arquivo PHP que atualizaria o arquivo .json que então era consultado periodicamente pela página que exibe os vídeos via JavaScript. Este sistema garantia que o vídeo sendo exibido na página fosse sempre o vídeo apontado como ativo no banco de dado. Assim, quando a página fosse exibida, ela teria os componentes condizentes com o estado atual do evento, garantindo que, ao invés de centenas de consultas ao banco por segundo, teríamos uma consulta a cada 30 segundos com o mesmo resultado.

No final das contas, o desenvolvimento do sistema foi muito bem sucedido, pois o consumo de recursos do sistema ficou extremamente baixo, mesmo em picos de acesso. Além disto, temos agora, um sistema confiável e simples que podemos melhorar e re-utilizar nos próximos eventos.”

Participar do Conexão KingHost é sempre um misto de euforia e satisfação, e em 2017 não foi diferente. Quem assistiu ao evento, me viu dando avisos, lembretes, agradecimentos e tentando manter o pessoal atento ao conteúdo, mas a verdade é que o trabalho começou muito antes disso. Participei da definição do conteúdo e estratégia de produtos da KingHost no evento. Opa, mas a ideia do Conexão KingHost não é ser sem jabá? Isso mesmo, pra você ver o desafio!

Descobri que é possível montar uma estratégia de divulgação e vendas sem impactar no conteúdo e os feedbacks que recebemos comprovam isso! Nosso foco foi cobrir o entorno das palestras com canais, com o Plantão KingHost e a Consultoria Grátis, que gerassem valor aos participantes e viabilizassem a conversa sobre como os nossos produtos podem resolver seus problemas. Afinal, nosso principal objetivo é contribuir para a construção do sucesso de projetos online e trazer para o Conexão KingHost as soluções que temos para isso faz todo o sentido.

Neste Conexão KingHost fui responsável pelos canais sociais da King. No pré-evento divulguei conteúdos através de nossas redes, facebook, twitter, instagram, entre outras, interagindo com as comunidades, palestrantes e convidando todo mundo para participar. Já durante o evento fui ponte entre os participantes e os palestrantes gerando interações pelos nossos canais, tirando dúvidas e auxiliando para que a experiência no evento fosse a mais rica possível.

O maior desafio foi criar conteúdo e ações que fossem relevantes para os desenvolvedores, buscar dentro das inúmeras palestras informações que gerassem valor real e impacto na carreira de quem acompanha o Conexão. Estar disposto ao diálogo é sempre muito bom, não apenas durante o evento, mas em todas as ações da KingHost, em todos os canais, sempre estamos dispostos a conversar e trocar conhecimento, e o Conexão foi uma grande oportunidade de colocar em prática essa nossa característica.

Trabalhar com conteúdo e ter a chance de fazer parte de um projeto como o Conexão KingHost é realmente um privilégio. Antes do evento o meu papel principal foi encontrar conteúdos que tivessem um link com as palestras para, através de diferentes meios, apresentar o evento ao público interessado. Para tanto, organizei uma retrospectiva com as palestras da 5ª edição que dispoem de um conteúdo que continua super relevante. Também ajudei a divulgar o evento através de releases como este. No dia do Conexão, eu entrevistei os palestrantes, entrevistas que serão disponibilizadas em breve.

Acredito que o principal desafio de um evento como o Conexão é demonstrar através da sua comunicação a riqueza do evento e dos conteúdos abordados. Não é algo simples vincular um evento a uma marca e ao mesmo tempo deixar claro que e foco é o conteúdo e não os produtos da empresa. Essa é uma construção de longa data e temos conseguido transparecer esse propósito ao longo das edições do Conexão. Como outros colegas já mencionaram, esse ano tivemos um apoio especial dos mais variados times da KingHost. Fico muito feliz por fazer parte desse complexo mix de habilidades, que fizeram a 6ª edição do evento simplesmente incrível!

Concluindo

Como podemos notar pelos relatos dos envolvidos, é impossível contabilizar o número de pessoas que participaram da construção do Conexão KingHost 2017, os tópicos mais abrangentes dos conteúdos, por exemplo, surgiram de pesquisas que fizemos com os participantes da edição anterior. Foram muitas atividades que envolveram praticamente todos os setores da empresa, desde especificar tópicos de conteúdos, identificar e indicar possíveis palestrantes, passando por entender como faríamos a divulgação do evento até a organização da infraestrutura necessária para receber os palestrantes e transmitir o evento via web sem instabilidades e interferências. O evento provou que a conexão faz a força! 😀